Geçtiğimiz ay benimle iletişime geçen BAT (British American Tobacco) Kurumsal İletişimden sorumlu Begüm Sunal yeni ofislerine davet etti. Bu davette ben ve bazı blogger arkadaşlarım BAT şirketini temsilen de Begüm hanım ile BAT İnsan Kaynakları Direktörü Gökçe Kulak olacaktı. İlgimi çeken bazı noktalar olduğu için kabul edip ofisi ziyarete gittim. Bakalım ofisi taşırken oluşabilecek kaosu nasıl önlediler
Daha öncesinde 6 katlı dikey yapıda standart bir kurum görüntüsüyle çalışan BAT Türkiye ekibi yeni ofis olarak 2 katlı içten merdivenli yatay bir şekil tercih etmiş. Bunun pek çok anlamı olabileceği gibi kök anlam; yönetimin tüm oganizasyona yakın olmak istemesi. Yeni ofis biraz Alice Harikalar diyarını andırıyor gibi. Girişte kocaman bir duvar ve gerçek yosunlar, bitkiler ve bolca yeşillik var. Hatta sanat galerisi gibi, duvarlar da oldukça pahalı resimlerle donatılmış. İşveren markası konusunda bazı ajanslarla ortak projeler de yapan BAT, çalışan odaklılık konusunda oldukça hassas.
“Bir şirketin kalbi ve ruhu; yaratıcılık ve yeniliktir.”
Walt Disney
Ofisi Taşırken Fark Yaratan Şirket
Çoğu kurumda departman taşınırken bile büyük sorunlar çıkarken, BAT kocaman ofisi taşımış. Hem de öyle bir taşımış ki resmen şov yapmış. Örneklerine çok rastlamayacağınız ölçüde, direk çalışan geri bildirimleriyle bir proje hazırlanmış. Toplam 6 ay süren bu projede bolca anket, deneyimleme ve çalıştaylar yapılmış. Her ekipten bir kişinin katıldığı toplamda 5 grup oluşturulmuş. Burada eski ofiste neler olmaya devam etmeli? Yeni neler olabilir? gibi şeyler tartışılmış ve sunumlar hazırlanmış. Bu sunumlardan en komiği de eski ofiste genel müdürün odasının oto sanayi manzarasına üzülen çalışanlar, yeni ofiste genel müdürlerinin daha ferah ve güzel bir manzara istemesi olmuş =) Ki öyle de olmuş.
Yeni ofis öncesinde çalışanlara çeşitli anket ve çalıştaylar düzenlenmiş. Bu harika bir yöntem. Hatta bazı Oyunlaştırma (Gamification) mekanikleri de kullanılarak çalışanların tam katılımı sağlanmış. Bazı konuları sorarak bazılarını ise bizzat deneyimleyerek oylama yapılmış. Mesela; Yemekhane, Koltuk, Masa, Tasarım ofisi, Halı, aydınlatma, havalandırma, farklı büyüklük ve özellikteki toplantı odaları gibi bir çok konu tüm çalışanların katılımıyla oylanarak seçilmiş. Bunların hepsinin videoları da mevcut. Mesela klavye ses ölçümü yapılıyor ve hangi klavye daha az ses çıkarıyor diye inceleniyor. Mesela halı seçiminde yaklaşık 5 kişi bir halı numunesi üzerine tartışıyor. Yeni halılarda topuklu ayakkabı sesi çıkmıyor bu arada =)
Yemekhane her kurum için klişe bir şikayetken, ofisi taşırken BAT farklı ihtiyaçlar ve zevklere göre yemekler hazırlayan gurme bir şirketle anlaşıyor. Eskiden çalışanların çoğunluğu dışarıdan yemek yerken artık neredeyse tamamı ofisteki yemekhaneyi kullanıyor. Sadece yemekhane değil elbette çalışanların ofiste kalmalarını sağlayan. Mesela eski kahve ve çay otomatları sıradan zoraki alınan ürünlerken, şmdiki ofislerde kahve restaurantlarındaki cimbali makinelerinden konmuş. Tahmin edin bu makineleri kim seçti? Tabii ki her şeye karar veren olduğu gibi buna da çalışanlar karar vermiş. Kahvenin lezseti artsa da yine de kahve restaurantlarının atmosferi bir başkadır. BAT bunu da düşünmüş ve kahve alanlarını birer kahve restaurantı gibi dizayn etmiş. Çalışanlar ofisin istedikleri yerinde çalışabildiği gibi burada da çalışmalarını sürdürebiliyorlar.
Taşındıktan 2 ay sonra da bir after workshop ile neler istendi ve neler yapıldı, neler eksik gibi çalışmalar yapılmış. Ofisi taşırken olması istenip de olmayan tek şey fotoselli lavabo armatürleriymiş. Eh bu da bir nevi nazarlık olsun =)
Çeşitten Gelen Güç
Yaş ortalaması 30 civarında olan BAT Türkiye çalışanları ofisi taşırken hazırlanan projede demokrasi şöleni yaparak ortak kararlar almış. Karma bir yapı var. Bu çoğu şirkette korkulacak bir yapı iken bazı konularda BAT avantaja çevirmeyi bilmiş. Mottoları ise; Çeşitten Gelen Güç! Açık ofis ve açık kapı sistemi işliyor. Bey hanım gibi hitaplar kullanılmıyor. Bu bile bazı konularda sınırları kaldırıyor.
Dinlenme alanları çok hoş ve ferah. 4260 metrekarelik yeni ofisin 700 metrekaresi sosyal alanlara ayrılmış. Çalışanlar için kocaman bir kütüphane oluşturulmuş. Ayrıca günlük gazete, aylık ve haftalık dergilerle çeşidi arttırıyorlar. Oyun alanları da çalışanların bir diğer dinlenme aktivitesini oluşturuyor. Hatta retro Jukebox ile farklı bir hava da hakim. Çalışanlar iş sırasında telefonla konuşma sorunundan dolayı telefon odası istemiş. Olmuş da. Bu odada özel telefon görüşmeleri yapılabildığı gibi, tele konferans yapılmasına imkan tanıyan sistemle de donatılmış.
Büyük kurumlarda ciddiyetin hakim olduğu bir standart bulunur. Bunun en büyük örneği oteller ve restaurantlardır. Fakat BAT Türkiye’de bu halkanın dışına taşmış ve diğer BAT bölgelerinden farklı bir tasarımla ofisini değiştirmiş. Bu bile operasyonun önceki aşamasında ne gibi şeyler yasandığı konusunda aydınlatıcı bilgi veriyor. Hem de cuma günü eski ofiste mesaiyi bitiren çalışanlar hemen akabindeki pazartesi günü hoş bir karşılama ile yeni ofislerinde kesintisiz çalışmaya başlamışlar.
Şuan ise diğer bölge ve merkezden gelen “Ofisi nasıl taşıdınız?” sorularına cevap veriyor, hatta onlara danışmanlık veriyorlar. Amaç sadece popüler olan facebook, google gibi ofisler kurmak olsaydı muhtemelen ruhu olmayan renkli bir ofisle karşılaşacaktık. Fakat ofiste gezdiğimiz sürece yapmacık olmayan doğal bir hava hakimdi. Zaten kendi tasarladıkları ofiste huzur ve rahat bir şekilde çalışan kişilerden gayet iyi anlaşılıyordu. Tebrikler BAT. İyi iş çıkarmışsınız. Yeni ofisinizde verimli çalışma ortamınız devam etsin.
