“Oryantasyon ve Adaptasyondan Sorumlu İnsan Kaynakları Personeli”
Kulağa yabancı gelse de kuruma yeni kazandırılan çalışanlar için çok önemli bir pozisyondur. Önerimi detaylandırmak ve kurumlara kazandırmak niyetindeyim.
Oryantasyon başlı başına insan kaynakları yönetiminde irdelenmesi gereken ve belirli bir sistem oluşturulması gereken konudur. Sürecin baştan sona kontrolü ve geliştirilmesi gerekmektedir.
Pek çok kurumda uygulanmayan, veya geçiştirilen bir durum olduğu için önemsenmiyor olabilir. Fakat gerekliliği tartışmasızdır. Oryantasyon bir kurumun nüfus cüzdanı gibidir. Yeni giren personele verilmesi gereken tüm bilgileri verir. Bu süreci çeşitli bölümlere ayırarak incelemekte yarar var.
Kurum Kültürü
Kurumun vizyonu, misyonu, yaşam eğrisi, kalite çalışmaları gibi bilgileri içeren kısımdır. Bu bölümde toplanması gereken bilgiler biz kimiz nereden geldik, nereye gitmek istiyoruz sorularının cevaplarını taşır. Dolayısıyla eski çınar niteliğinde ki kurum çalışanlarıyla yapılan minik röportajların eklenmesi uygundur. Kurucu, genel müdür, yönetim kurulu üyelerinin mesajları veya minik anılar bu bölümde olması gereken ayrıntılardır.
Görev Tanımları
İşe alınan kişiye hazırlanmış bir görev tanımı bildirgesi anlamı taşır. kişiye özel olarak hazırlanmalıdır. Kişinin işe alındığı pozisyon itibariyle hangi görev ve sorumlulukları yerine getireceğini bildiren bir açıklamalar bütünü olmalıdır. Kriz anlarında hangi görevleri üstleneceği, hangi konularda inisiyatif alabileceği gibi stratejik bilgileri de içeren bir çizelge hazırlanmalıdır.
Kariyer Haritası
En başta bireyin çalışma yaşamı boyunca ne sıklıkta Performans değerlendirmesi olacağı bildirilmeli. Performansın hangi kriterler ile ölçüleceği kriterleri oluşturan sorumluluklar da önceliği nelerin oluşturduğu belirlenmeli. Ayrıca performans ölçümü ve değerlendirmesi aşamaları sonrası performans yönetimi sisteminin neleri kapsadığı ve yaptırımlarının neler olacağı belirlenip sunulmalıdır. Performans yönetimi dışında, kişiye belirli bir kariyer planı çizilmeli. Bulunduğu pozisyonda hangi koşullar sağlandığında hangi kıdem vesaire terfi alabileceği iletilmelidir. Japonlardaki gibi yöneticin ölünceye kadar değil, hak ettiğin zaman terfi etmelisin. Bu bilinç ile, kişi hangi koşulda neleri kazanabileceğini bilecek. Terfi, takdir, ödüllendirme gibi sistemsel bilgiler bu aşamada paylaşılmalı.
Departman Tanıtımları
Her işe yeni girenin kabus sorusu: “hangi departman ne iş yapıyor ?”. Soruya cevap veren, daha doğrusu yeni işe girmiş kişi en yakın hissettiği eski bir çalışana sorar genelde bu soruyu. Ve 3 yıllık bir çalışanın sorulan departman hakkında bilgi sahibi olmaması acıdır. Bu tip durumlar oluşmaması açısından, her departmanın bir hikayesi, yaşamı ve görevleri olduğu bilinciyle departman tanıtımları yapılmalı. Bu tanıtımın esası işe yeni giren çalışana diğer departmanların ne iş yaptığını öğretebilmek. Ki daha önceden böyle bir girişiminiz olmadıysa, eski çalışanlarınız için de böyle bir tanıtım düzenleyebilirsiniz. Bu sayede, aynı servisi kullanan fakat daha önce hiç selamlaşmamış iki farklı departman çalışanlarını kaynaştırmış olursunuz. Departman tanıtımları genel bir hassasiyet üzerine kuruludur. Hiçbir zaman önlenemeyecek şirket içi dedikoduların “gizemli departman” olan kısmını en azından saf dışı bırakabilirsiniz. Öyle ya, ne iş yaptığını bilmediğiniz bir departman için kulağınıza ne söylenirse inanırsınız.
Oryantasyon süreci kişinin işe başla dediği gün başlar ve şirketin durumuna göre biraz zaman alabilir. Dolayısıyla bu iş için insan kaynaklarının bir personeli sorumlu tutması gerekmektedir. Bu süreçte kişi sormak istediği her soruyu sorumlu kişiye sorarak geçerli cevapları alır. İlk defa girdiğiniz bir ortamda bütün gözler üzerinizdeyken tutunacak dalınız olur kaygısıyla ilk tanıştığınız kişinin başını şişirmek yerine sorumlu ik cıyla zaten görevi olan oryantasyon ve adaptasyon sürecini atlatabilirsiniz.
Hoş Geldin Paketi
Unutmayın bu süreçler de video, röportaj, akıl notları, püf noktaları gibi argümanlar ile desteklemelisiniz. Ayrıca kişiye hoş geldin paketi hazırlayıp iş yerinde kullanacağı; şirket telefonu, lap top / tablet, dolap anahtarı, giriş kartları, şirket rozeti ve üstünde kişinin ismi ve şirket logosu olan bir kahve kupasını eklemeniz gerekecek. Departman yöneticisi ile ortak hareket ederek en kısa zamanda kaynaştırma etkinliği düzenlenebilir. Bu sayede yeni personelin adaptasyon sürecini hızlandırırken, aynı zamanda var olan çalışanlara da bir heyecan katmış olursunuz.
Şimdi önerimi kendi açınızdan değerlendirin. Yani ilk işe başlıyorsunuz ve böyle muhteşem bir oryantasyon süreciyle karşı karşıyasınız. Hani evlendikten sonra eşinizin akrabalarıyla tanışacağınız bir etkinlik tertip edilir ve kimseyi tanımıyorsunuz. Bulunduğunuz yer bir okyanus, size el uzatan veya öpmeye çalışan her akraba devasa dalga ve sığınacağınız tek liman eşiniz olur ya. İşte böyle bir süreçten bahsediyorum. Sığınacağınız tek kişi yani “Oryantasyon ve Adaptasyondan Sorumlu İnsan Kaynakları Personeli” bu yüzden gerekli.
