2 Ekim tarihinde Neden konferanslara gitmeliyiz? isimli yazımı yayınladıktan sonra paylaşım yaptığım sosyal mecralardan aldığım geri bildirimler, bu tip etkinliklerin oldukça pahalı olmasıydı. Yani ortada bir fayda var ve siz bunun için yüklü meblağlar ödemek zorundasınız. Burada önemli husus şu ki; konferans düzenleyen kurumlar hem kaliteye, hem de ticari bir faaliyet olarak gördükleri bu sektörden kar elde etmeye önem gösterirler. Neticede ticari bir kurum oldukları için gelir getiren bir etkinlik düzenlemeleri gerekmektedir.
Hayatınızın bir noktasında yolunuz bir konferansla kesişmiştir. Ya üniversite, ya da işyeri vesile olmuş ve gitmişsinizdir. Konferanslar da aynı araba markaları gibidir. Çok kaliteli ve pahalı olanlar olduğu gibi, ekonomik ama ideal veya ucuz ve kötü gibi çeşitleri mevcuttur. Her sektörde konferanslara rastlamak mevcuttur. Kimisi bilimsel bir konuda, kimisi sektörel bazda, kimisi de belirli bir mesleğe hitap ederler. Bu alanda ülkemizde konferans sektörü de oluştu. Bu sayede çoğu İstanbul’da olmak üzere ülkenin bir çok yerinde konferans salonları mevcut. Hatta bu işin turizmi bile var. Konferans otel konseptli yerler hem gezi hem de konferans sunuyor müşterilerine. Sektör oluşuyor dediğime göre ciddi yatırımlar var bu sahada. Karşılığı olan bir sistem ve hammadde sıkıntısı yok. Çünkü her alanda bir konferans düzenlenebiliyor ve bu tip etkinlik alanları boş kalmıyor.
Özellikle üniversiteler veya akademiler konferans düzenlerken çeşitli komisyonlar ile organizasyon hazırlıkları yapıyorlar. İş yerleri var olan konferanslara katılım sağlayarak maliyetten yarar sağlıyorlar. Bazı organizasyon şirketleri ve danışmanlık şirketleri de kendi organizasyonlarını hazırlayarak katılımcı çekmeye çalışıyor. Maliyetin en ciddi boyuta ulaştığı nokta mekan ve organizasyon ekibi. Ardından pazarlama kısmı ve konuşmacılar gelir.
Konuşmacı Sektörü
Konuşmacılar kendi aralarında yine araba markaları gibi ayrılırlar. Konferansta bir Bmw de görebilirsiniz, bir Broadway de. Yani konuşmacı maliyeti, konferansın ücretlerini ciddi şekilde değiştirir. Bazı konuşmacılar ünlü Rock müzik gurubu gibi turneye çıkarlar. Dünyayı dolaşırlar. Menejerleri vasıtasıyla birçok konferans daveti alırlar. Sözleşme yaparlar. Konuşmacılar için de ayrı bir sektör oluşmuş. Şule Yücebıyık bir yazısında gurulara değinmiş ve dünya üzerinde ağırlığı Amerika olmakla birlikte toplam 16 milyar dolarlık bir sektör olduğunu belirtmiş.(1) İş böyle olunca konferanslar konuşmacıları pazarlama konusunda kullanmakta ve size çok ilginç ve ilk defa duyacağınız şeyleri söyleyeceği vaadini yapabiliyorlar. Tabi konuşmacıların en büyük sıkıntısı, dil ve kültür problemi. Bir Yeni Zellandalı guru diye tabir edilen konuşmacının İran’da verdiği konferans da keskin uçlu kültürel farklılıklar yaşanıyor. Paralar boşa giderken, katılımcılar da konferansdan tatmin olmadan ayrılıyor. Bu tip sıkıntıları tespit etmek de yine organizasyon ekibinin elindedir. Ayrıca dünya üzerinde en popüler guruların listeleri de var. (2) Bu listelerden konuşmacı seçilerek konferansın adından söz ettirmek de mümkün olabiliyor.
Uzman Görüşü
Yine Şule Yücebıyık ın yazısından iki önemli kurum yöneticisinin düşünceleri;
Management Center Türkiye”nin (MCT) Genel Müdürü Tanyer Sönmezer
Konferansların salt kâr amaçlı düzenlendiğinde, derinliğini kaybettiği görüşünde. “Getirdiğiniz konuşmacıdan, teknolojiden, ikramdan ödün vermezseniz kâr marjı çok düşüktür”
Soysal Danışmanlık Yönetim Kurulu Başkanı Suat Soysal
Konferans düzenlemek ciddi ve pahalı bir iştir. Bu işin mutfağı bir yıldır. Kolaya ve ucuza kaçan şirketler müşteriyi bezdirdi. Şirketler artık her konferansa adam yollamıyor. İnsanlar guruların
kitaplarını okuyor, görüşlerini izliyorlar ve ”aynı şeyleri duyacağız” endişesiyle katılmıyorlar. Heves kalmadı. 500 – 600 doları verirken yüz kere düşünüyorlar” diyor.
Konferans ücretini etkileyen maliyetler;
• Konferans alanı
• Ses, ışık ve görüntü sistemleri ve görevlileri
• Yemek ve ikram firması ve görevlileri
• Konuşmacı ücretlendirmeleri
• Organizasyon teknik altyapısı ve görevlileri
• Organizasyon duyurulması, Reklam ve ekibin koordinasyonu
• Kurum yönetim giderleri
• Konferans vergileri ve mali giderleri
• Kırtasiye giderleri (broşür, rozet, kalem, kitapçık..vb)
Konferanslara Ücretsiz Nasıl Gidilir?
Konferans Ücretleri, özellikle yararlanmak isteyen kişiler için büyük bir külfet. Ücretler çok yüksek oluşturuluyor. Keza eğitimler ve küçük seminerler de öyle. Tavsiyem; çalıştığınız kurumun ik-eğitim departmanına başvurup onlardan yardım istemeniz. Mesleki veya kişisel gelişiminiz açısından böyle bir yardımda bulunabilirler belki. Bazı kurumlar bu tip eğitimleri önemsiyor ve özellikle talep eden çalışanını bu konuda teşvik ediyor. Şehir dışı olan eğitim veya konferanslarda belirli bir tuatara kadar karşılayabiliyor. Eğer böyle bir sistem yok ise, çalıştığınız kurumun insan kaynakları departmanı ile görüşmelisiniz. Yeni bir sistem geliştirebilirler.
Eğer öğrenciyseniz, tabi okuduğunuz eğitim kurumunun kariyer kulübü ile görüşmelisiniz. Genellikle aktif kariyer kulüpleri bu tip etkinliklerden davetiye temin edebiliyor. Kulüpte etkili bir çalışan olmanız ve kariyer günlerinde kurumlarla irtibata geçen ilk kişi olmanız da cabası. Malum mezuniyet zamanı staj başvurularında belirli bir liste hazırlayacaksınız. Bu sayede katıldığınız etkinlikler veya görüştüğünüz kurumlarla iletişime geçebileceksiniz.
Farklı bir öneri de katılmak isteyip de, yukarıdaki imkanların olmadığı koşullarda, sponsor olarak açıklanan firmalarla tek tek görüşmeniz. Bu sayede belki bazı firmalardan davetiye alma şansınız olabilir. Etkinlik sağlayıcı firma ile görüşmeye çalışın. Etkinliğe ucundan bucağından dokunan tüm kurumlarla ile görüşün. Şansınızı bu şekilde arttırabilirsiniz. Belki organizasyonu düzenleyen firmadan indirim alabilirsiniz.
Konferansların neden bu kadar pahalı olduğuna dair edindiğim ve düşündüğüm bilgileri sizlerle paylaştım. Önemli olan konferanslara gitmekten ziyade neler öğreneceğiniz. Bu yüzden gideceğiniz konferansı, kurumu ve konuşmacıları iyice araştırmanız gerekiyor. Şimdi Konferans Takvimi isimli sayfamdan gelecek programları kontrol ederek, size en uygun olanı belirleyin.
Kaynakça;
(1) Şule Yücebıyık – Ne Olacak Bu Guruların Hali ?
(2) Jeff Haden – Top 50 Leadership and Management Experts
http://www.inc.com/jeff-haden/the-top-50-leadership-and-management-experts-mon.html
