Her şirketin genel ve kendine özgü bir takım politikaları vardır. Bunlar zamanla oluşturulan veya kuruluşunda yer alan politikalar olabilir.
Bu politikaların oluşturulması, duyurulması ve yaptırımların uygulanması görevi şirket üst yönetimi adına insan kaynakları departmanına verilmiştir. Kuralları yazılı hale getirir, güncelliğini sağlar ve uygular.
Bu kısımlar genel sorumluluk alanı içerisindedir. Fakat esas sorun bu politikaların güncellenmesi ve duyurulması kısmında yaşanır. En hassas kurallar etik politikaları olduğundan, ik nın burada dikkatli davranması gerekir. Malum kurum yerellikten ulusallığa veya küresele dönmüş olabilir. Değişmesi gereken bazı maddeler olacaktır. Bunların düzenlenmesi ve güncellenmesi hassasiyetle yapılmalıdır. Ayrıca kurum kültürüne adaptasyonu ve çalışanların benimsenmesi görevi de öncelikli olarak ik ya aittir.
Bir diğer hassas konu ise kurumun sosyal medya politikasıdır. Burada dikkat edilmesi gereken ilk husus güncelliği sağlamak. Yani bilgi çağında sürekli gelişen ve evrilen sosyal medyada, belirli kuralları oluşturmak zordur. Bu yüzden takibin profesyonel bir şekilde gerçekleştirilip sürekli güncellenebilir hale getirilmesi gerekir.
Yakın geçmişe baktığımızda kurumların sosyal medya politikası oluşturmasına gerek yokken, şimdi kati suretle bir zorunluluk haline gelmiştir. Buradaki esas, politikaları oluştururken çalışana, markaya ve sosyal medyanın kendi organizmasına zarar vermemektir.
Uygulanma Esasları
Tümüyle kurallar yazılı hale getirilip yürürlüğe geçtikten sonraki adım duyurulması ve akılda kalıcılığının sağlanması. Çalışanlar tüm politikaları ezberleyemez. Buna bağlı çeşitli hatalar yapıp kuralları çiğneyebilir. İşte bu nedenle ik sorumluluğunda bulunan uygulamadaki yaptırımı gerçekleştirir ve eksikleri görür. Uygulama kısmı aynı eğitim sistemi gibidir. Eksiklikten dolayı gerekli yaptırım uygulanır ve bu eksikliğin giderilmesi için gayret gösterilir. Sadece Cezai yaptırımın uygulanması bir görev değildir. Bu işlem son basamaktır. Şirket içi kuralların bütününe veya birine muhalif bir hareketin gelişmemesi için bilinçlendirme yapılması gerekmekte.
Politikalar neden akılda kalmıyor?
Sorun duyuru kısmıyla alakalıysa ik nın ehemmiyetle konuya eğilmesi gerekir. Bunun için minik toplantılar düzenleyerek kuralların mantıkları açıklanabilir. Geri bildirim alarak katılımcı bir yol izleyebilir. Öyle ki bazı hususlar görecelidir ve çalışan geri bildirimine oldukça ihtiyaç duyulur. Kurulun aldığı kararların bazıları bu sayede değiştirilebilir.
Duyurulma şekilleri;
- Şirket intraneti
- Belirli periyotlarla mailing
- Bilgilendirme kartları
- Bilgilendirme ve tanıtım toplantıları
- Yemekhane, dinlenme odası, sigara içme bölümleri ve bahçelere kurulacak panolar.
- Yalnızca kurum çalışanlarına özel bir sosyal medya hesabı ile paylaşımlar yapmak.
Politikalar kurumun yasalarıdır. Bu yasalar zamana, akla ve kurum kültürüne uygun olmalı. Kurum içerisinde her bireyin politikaları desteklemesi ve sahiplenmesi gerekmektedir.
